Что делать, если исполнительная документация нужна «вчера», а её нет? Вот наш ответ, основанный на опыте, разделенный на конкретные шаги и варианты действий:
1. Оценка масштаба бедствия и критичности ситуации
- Что именно нужно, в каком объеме, за какой период и для чего? (Сдача объекта? Проверка? Финансирование? Разберитесь в приоритетах.) Чем точнее задача, тем легче найти решение.
- По каким направлениям уже ведется подготовка исполнительной документации? Важно понимать, по каким видам работ «горит» больше всего.
- Кто требует документацию и каковы последствия её отсутствия? (заказчик, технадзор, инспекция?) Знание «цены вопроса» помогает расставить приоритеты.
- Какие документы уже есть, хотя бы частично? Возможно, какие-то акты скрытых работ, журналы, протоколы испытаний существуют в черновиках или в электронном виде. Это – ваша база.
- Какой крайний срок? Это определит стратегию.
Не бойтесь признать проблему. Если вы понимаете, что самостоятельно не справитесь, обратитесь за помощью к
специализированным компаниям, которые занимаются восстановлением и оформлением исполнительной документации. Это может быть дороже, но сэкономит ваше время и нервы.
2. Организация «полевых работ» по сбору информации
- Соберите команду. Подключите прораба, геодезиста, электриков, сантехников – всех, кто был на объекте во время выполнения работ. Ваша задача – восстановить хронологию событий и получить максимум информации из первых рук. Разделите задачи и не пытайтесь сделать всё в одиночку.
- «Раскопки» в архивах. Поднимите все возможные документы: проекты и рабочие чертежи, акты выполненных работ КС-2, сертификаты, паспорта на материалы и конструкции. Даже случайно сохранившиеся «шильдики» и этикетки с оборудования могут помочь.
- Переписка. Письма, служебные записки, согласования с заказчиком/проектировщиком. В них может быть ценная информация.
- Опросы рабочих. Не стесняйтесь опрашивать рабочих, которые выполняли работы. Они могут помнить важные детали, которые не отражены в документах.
- Фото- и видеофиксация. Очень полезно, особенно если что-то упущено в документах. Организуйте детальную фото- и видеосъемку выполненных работ. Особое внимание – скрытым работам (трубы в земле, арматурный каркас, гидроизоляция). Фотографии должны быть с ориентирами и привязкой к месторасположению.
- Замеры и обследования. Проведите необходимые замеры, обследования и испытания, чтобы подтвердить соответствие выполненных работ проекту. Возможно, потребуется привлечение специализированных лабораторий.
Проверьте, чтобы у вас были на руках все необходимые документы по каждому этапу, которые могут подтвердить фактическое выполнение работ.
3. Оформление исполнительной документации
Дальнейшие шаги (в зависимости от ситуации):
Если большая часть документации утеряна или отсутствует
- Восстановление «по памяти». Привлекайте старожилов, кто выполнял эти работы. Записывайте их показания, делайте зарисовки. Это лучше, чем ничего.
- Обследование и замеры. Если это возможно, проведите обследование выполненных работ, выполните необходимые замеры для составления исполнительных схем.
- Согласование с заказчиком/проектировщиком. Объясните ситуацию, предложите компромиссные решения. Возможно, удастся упростить требования к документации.
Если документация есть, но требует доработки
- Составьте порядок ведения исполнительной документации. Разбейте задачу на этапы (например, «составление актов скрытых работ по монтажу кровли», «оформление исполнительной схемы электропроводки»). Начните с самых критичных документов, которые нужны в первую очередь.
- Работайте параллельно. Разделите задачи между членами команды и работайте одновременно над разными документами.
- Используйте шаблоны и примеры. Найдите в интернете или в архивах компании примеры аналогичной исполнительной документации. Это ускорит процесс.
- Оформляйте «как есть». Не пытайтесь «приукрасить» действительность. Лучше честно указать недостатки и предложить способы их устранения (если они есть), чем подделывать документы.
- Проверяйте и перепроверяйте. Ошибки в исполнительной документации могут привести к серьезным проблемам в будущем.
- Согласовывайте с участниками. Согласовывайте подготовленную документацию с прорабом, геодезистом и технадзором (если возможно). Это поможет избежать претензий в будущем.
- Делайте отметку о исходной информации. На каждом документе сделайте отметку, что он «подготовлен на основании имеющихся данных и свидетельских показаний» (или что-то подобное). Это снизит вашу ответственность.
4. Варианты действий в зависимости от ситуации
- Если документация нужна для сдачи объекта. Поговорите с заказчиком и технадзором. Объясните ситуацию и предложите компромиссные варианты (например, поэтапную сдачу с предоставлением недостающей документации в будущем).
- Если документация нужна для проверки. Будьте готовы к замечаниям и штрафам. Лучше признать вину и предложить план устранения недостатков, чем отрицать проблему.
- Если документация нужна для финансирования. Обратитесь к финансирующей организации и объясните ситуацию. Возможно, они согласятся на альтернативные варианты подтверждения выполненных работ (например, гарантийное письмо).
Важные моменты, которые стоит помнить
- Не подделывайте документы! Это уголовное преступление.
-
Будьте честны и открыты со всеми участниками процесса.
-
Фиксируйте все свои действия (фото, видео, переписка).
-
Не забывайте про требования нормативных документов (ГОСТ, СНиП, СП).
-
Убедитесь, что все документы подписаны и заверены печатями ответственных лиц.
-
Проанализируйте, почему возникла такая ситуация, и примите меры, чтобы не допустить ее повторения в будущем. Разработайте регламент ведения исполнительной документации и строго его соблюдайте.
Заключение
Помните, что исполнительная документация – это не просто бумажки, это юридическое подтверждение соответствия выполненных работ проекту и нормативным требованиям. Отнеситесь к этому серьезно, даже если сроки поджимают. Главное – не паниковать и действовать системно. Удачи!
Полезная информация
Защита интересов с помощью исполнительной документации
15 мифов об исполнительной документации в строительстве
Срок проверки исполнительной документации
Ведение общего журнала работ: типичные ошибки и как их избежать