В современном строительстве электронный документооборот становится все более распространенным. Однако, когда речь заходит об исполнительной документации, содержащей сведения, составляющие государственную тайну или имеющие гриф «для служебного пользования», возникают вопросы и опасения. Как обеспечить безопасность данных? Где хранить электронные документы? Нужно ли включать их в государственные информационные системы?
Письмом Минстроя России №25417-ОГ/14 от 26.09.2024 года даны разъяснения по ведению исполнительной документации в электронном виде, особенно в случаях, когда такая документация содержит сведения, составляющие государственную тайну или имеющие гриф «для служебного пользования». Это важное разъяснение накладывает определенные требования и ограничения.
Согласно указанному письму, действующее законодательство Российской Федерации не запрещает ведение исполнительной документации в электронном виде, даже если она содержит охраняемую информацию. Однако при этом необходимо соблюдать требования закона РФ №5485-1 «О государственной тайне» от 21.07.1993. В частности, если исполнительная документация хранится в информационных системах, нужно гарантировать защиту сведений, составляющих государственную тайну.
Еще один важный момент, затронутый в письме Минстроя – это включение исполнительной документации, содержащей государственную тайну, в государственные информационные системы обеспечения градостроительной деятельности субъектов Российской Федерации (ГИСОГД) и единую информационную систему обеспечения градостроительной деятельности «Стройкомплекс.РФ».
Минстрой однозначно заявляет, что на текущий момент такая обязанность законом не предусмотрена. Это значит, что вы не обязаны загружать «секретную исполнительную документацию» в эти системы.
В заключение, следует помнить, что письмо Минстроя не является нормативным правовым актом. Оно носит разъяснительный характер и не содержит правовых норм. Поэтому, при принятии решений о ведении и хранении «секретной исполнительной документации» в электронном виде, необходимо руководствоваться действующим законодательством, а также учитывать условия договора.
Ведение исполнительной документации, включающей информацию, составляющую государственную тайну, в цифровом формате, не противоречит действующему законодательству. Главное – обеспечить надежную защиту информации и соблюдать требования законодательства о государственной тайне. Письмо Минстроя дает необходимые разъяснения, но не заменяет собой нормативные акты. Поэтому, принимайте решения, взвесив все риски и возможности.
Защита интересов с помощью исполнительной документации
15 мифов об исполнительной документации в строительстве
Срок проверки исполнительной документации
Ведение общего журнала работ: типичные ошибки и как их избежать