Приветствуем вас в базе знаний инженерного центра «Мавего»! Мы помогаем строительным компаниям грамотно вести документацию, избегать ошибок и сдавать объекты вовремя. Один из самых частых вопросов, который нам задают: какое количество экземпляров исполнительной документации необходимо подготовить? Давайте разберемся в этом вопросе детально!
Все правила игры прописаны в Приказе Минстроя РФ от 16.05.2023 №344/пр (приложение 2, пункт 1). Там можно найти много интересного, но самое главное – как правильно оформлять и хранить исполнительную документацию.
На количество экземпляров, которые вам придется тиражировать, влияет несколько факторов:
Тут все просто – если вы из каменного века и ведете все на бумаге, тогда количество экземпляров исполнительной документации должно равняться количеству подписей на каждом документе (так сказано в приказе Минстроя РФ №344/пр). То есть, берем документ, смотрим кто там расписался и вперед – размножаем!
Как правило, эти документы подписывают:
Сегодня исполнительную документацию можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.
Если вы ведете документацию в электронном виде, то, как правило, дублировать ее на бумажном носителе уже не требуется. Это значительно упрощает процесс, но необходимо обеспечить надежное хранение и доступность электронных файлов.
Если вы ведете документацию на бумаге, то готовите количество экземпляров, как мы разобрали выше (по числу подписывающих лиц). При этом важно организовать хранение оригиналов и копий.
Недостаточное количество исполнительной документации может привести к неприятным последствиям:
Чтобы избежать проблем с исполнительной документацией, просто назначьте ответственного сотрудника, который будет следить за порядком. И конечно, берегите документы как зеницу ока: сделайте так, чтобы никакие пожары и наводнения не смогли добраться до ваших трудов.
Исполнительная документация – это важная штука, и к ней нужно относиться серьезно. Всегда уточняйте требования заказчика, внимательно читайте договор подряда и не пренебрегайте внутренними потребностями вашей компании. Делайте все вовремя! Ну а если вдруг почувствуете, что тонете в бумагах, то знаете, куда обращаться – конечно же, в «Мавего»! Мы поможем выплыть даже из самого глубокого болота строительной документации!